Dans de nouvelles relations commerciales ou pour des mandats clairs à période définie, il est courant de parler chiffre en forfait. Les forfaits permettent au client de savoir où il va et mettent la pression uniquement sur le prestataire, qui prend des risques basés sur son expérience.

Le forfait dans une boule de cristal

Le forfait est une façon claire de définir le périmètre financier d'un projet. Il s'agit de se mettre d'accord sur un service à réaliser et du prix qu'il coûtera. Avant même de commencer à produire, le prestataire doit donc prévoir tous les cas possibles pour s'en sortir économiquement.

Lorsque nous préparons un forfait, nous nous référons aux travaux passés. Combien d'énergie avons-nous mis dans un projet similaire? Quelles étapes seront nécessaires à la bonne conduite du dossier? Qui devra passer quel temps sur quelle partie? Le résultat sera donc statistiquement bien calculé dans la plupart des cas. L'article "Quels sont les tarifs des graphistes en Suisse?" explique d'ailleurs en détail la répartition des coûts dans le domaine créatif. Cependant, les réponses à ce genre de questions restent subjectives. Personne ne peut prédire l'avenir avec certitude et de nombreux paramètres sont intangibles.

La créativité ne se commande pas

Dans un processus de création, c'est souvent le facteur humain qui déjoue les pronostics. En effet, si l'on peut — plus ou moins — prévoir qu'une machine met 3 minutes à effectuer une opération, il en va tout autrement lorsqu'on crée quelque chose qui n'existait pas auparavant. D'autant plus pour un service sur mesure de création. Peut-être un matin, l'ambiance n'est pas inspirante. Peut-être le sera-elle durant la nuit, ou en faisant son jogging, loin du bureau? Personne ne peut le prévoir, même après des années d'expérience.

Ce que l'on peut faire, c'est s'accorder et discuter entre professionnels. Plusieurs cerveaux valent mieux qu'un!

L'impact de l'implication du client

D'autre part, chaque client a aussi sa personnalité et sa façon de suivre un projet. Il nous arrive de travailler avec des personnes qui nous font totalement confiance sans remettre la moindre virgule en question. Ces clients nous mandatent pour notre expertise et pour se décharger de certaines pressions de décision. Ce genre de relations d'affaires peut être déroutant de prime abord. Mais la personne en charge du projet se sent valorisée. Aussi, elle mettra du cœur à l'ouvrage pour confirmer au client qu'il avait raison de nous accorder sa confiance.

Bien entendu, d'autres clients sont à l'inverse très control freak et n'utilisent pas notre service pour ce qu'il est. Nous devenons alors un outil qui réalise une envie pour quelqu'un qui aurait préféré le faire lui-même, s'il en avait les compétences techniques. Il en va donc de demandes de modifications en demandes de modifications, qui parfois se contredisent et donc qui font perdre du temps et de l'énergie à tous.

Si nous concevons des stratégies de communications, il nous arrive aussi de ne réaliser qu'une partie de la communication d'une entreprise. Dans ces cas-là, c'est souvent le client lui-même qui vient à nous avec une idée en tête (logo, envoi postal, flyer, annonce, affiche, etc.) Nous arrivons à l'étape de la réalisation du projet durant laquelle les choses doivent être sur les rails. Dans ces cas, les clients organisés transmettent les données à temps et dans la forme convenue. Ils aident de ce fait le projet à se dérouler dans le temps prévu et de manière fluide.

Bien, vite et pas cher

La personne qui souhaite réaliser un travail de qualité rapidement et pas trop cher, c'est malheureusement notre quotidien. Pourtant, et c'est bien connu, ces trois concepts (qualitatif, rapide et bon marché) ne peuvent pas cohabiter. En effet, un client A qui veut de la bonne qualité à bon marché doit être prêt à passer après ceux qui ont plus de moyens. Il doit donc prendre son mal en patience pour atteindre son but ("Lent"). Le client B qui veut que son projet soit réalisé rapidement sans budget doit quant-à-lui comprendre que la qualité sera nécessairement perfectible ("Mauvais"). Enfin, le client C, lui, veut une réalisation de qualité dans un temps court. Il doit donc se préparer à utiliser un grand budget pour compenser les éventuelles heures supplémentaires ou stress généré par cette situation ("Cher").

Diagramme Qualitatif, Rapide, Bon marché avec leurs associations: cher, lent et mauvais.

Alternatives au forfait

Pour pallier à ces imprévus liés aux forfaits, il existe plusieurs pistes. Avec les clients très réguliers, plutôt que de discuter de chaque prix avant la réalisation d'un travail, nous fonctionnons sur la base de la confiance. Le travail demandé est réalisé. Les heures sont comptées puis facturées à intervalles définies. C'est simple et sûr pour tout le monde. Le bémol se situe au niveau de la méconnaissance du métier. En effet, une demande peut paraître simple pour le client alors qu'elle prendra des jours à réaliser. Dans tous les cas, une bonne communication est nécessaire pour que chacun s'y retrouve!

Ce que nous cherchons à faire de plus en plus, c'est de détailler le contenu du forfait et d'y ajouter des possibilités d'extensions. Le but est de faire avancer les projets en toute connaissance de cause. En effet, si nous avions prévu une phase de corrections dans le budget, il n'est pas rare que le contenu ou le principe même du document change en cours de route. Nous sortons alors de l'accord initial. Les phases de corrections supplémentaires sont donc facturées en plus, sans surprise.

En définitive

Comme dans bon nombre de relations, c'est la communication entre les intervenants qui détermine la bonne conduite d'un projet sur le plan économique. Si tout est clair et limpide avant de commencer, c'est une bonne base! Si les choses prennent une tournure imprévue, là encore la communication inter-personnelle est nécessaire pour informer et recevoir l'accord de continuer.

Dans ce domaine comme dans bien d'autres, nous avons une énorme marge de progression. Le but final est toujours le même, satisfaire nos clients en gagnant notre vie, le tout dans une bonne énergie!

Adrien Quartenoud


Sources: